シェアオフィスでもできるセキュリティ対策とは？最適なツールを紹介

昨今、リモートワークやテレワークの普及によってオフィスのあり方にも変化が訪れています。
固有のオフィスを設けることなく、コワーキングスペースやレンタルオフィスの利用者が増加しています。
特に「シェアオフィス」は、近年多くの人々に利用されるようになりました。
しかし、オフィス内で共有のWi-Fiを利用したり、多くの人が出入りすることから、セキュリティ面に不安を感じてしまうこともあるでしょう。
この記事では、シェアオフィスの概要や利用するメリット、さらにシェアオフィスでもできる最適なセキュリティ対策について詳しく解説します。

目次

• シェアオフィスにおけるセキュリティリスク
• シェアオフィスにおけるセキュリティ対策
  • １．物理的な対策
  • ２．人的な対策
  • ３．セキュリティ対策ツールの導入
• まとめ

シェアオフィスにおけるセキュリティリスク

シェアオフィスでは複数の企業が同じスペースやネットワークを共有するため、特有のセキュリティリスクがいくつか存在します。

不正アクセス：
シェアオフィスの最大のリスクの一つが不正アクセスです。
他の利用者と同じネットワークを使用することで、悪意のある第三者がシステムに侵入する可能性が高まります。
特に、パスワードの共有や設定されていないデバイスがある場合、簡単にアクセスされる恐れがあります。
たとえば、公共のWi-Fiを利用している際に、他のユーザーが同じネットワークに接続していると、個人情報や機密データが盗まれるリスクが増大します。

データ漏洩：
シェアオフィスでは、ファイル共有やクラウドサービスの利用が一般的ですが、これに伴いデータ漏洩のリスクも増加します。
業務上の重要な文書や顧客情報をクラウドに保存する際、適切なセキュリティ対策が講じられていないと、誤って他の利用者と共有されてしまうことがあります。
また、データを外部のストレージにバックアップする場合、セキュリティが脆弱だと情報漏洩の危険性が高まります。

マルウェア感染：
共有ネットワークを介してマルウェアに感染するリスクも無視できません。
ウイルス対策が不十分なデバイスがシェアオフィスのネットワークに接続された場合、他のデバイスにも感染が広がる可能性があります。
たとえば、一台の感染したパソコンがネットワークに接続されることで、ウイルスやワームが瞬時に他の端末に拡散し、ビジネス全体に深刻な影響を与えることが考えられます。

これらのリスクに対処するためには、効果的なセキュリティ対策が不可欠です。

シェアオフィスにおけるセキュリティ対策

シェアオフィスでのセキュリティ対策は大きく３つに分けることができます。

１．物理的な対策
２．人的な対策
３．セキュリティ対策ツールの導入

１．物理的な対策

情報漏洩や不正アクセスを防ぐために、ハードウェアを用いた管理や対策するといった方法があげられます。
シェアオフィスにおいては、利用者以外の不正侵入を防ぐための入退室管理システムや、監視カメラの設置が重要な役割を果たしています。
これにより、オフィス内での犯罪行為を抑止し、安全なビジネス環境を確保することができます。

入退室管理システム：
入退室管理システムは、オフィス内への出入りを管理するための重要なセキュリティ手段です。
アクセスカードや生体認証を使用することで、許可された利用者のみがオフィスに入ることができ、不正侵入のリスクを大幅に軽減します。
このシステムにより、誰がいつオフィスに出入りしたかを記録することができ、万が一のトラブル時にも迅速に対応できる体制を整えることが可能です。

個人用ロッカー：
シェアオフィスでは、個人の持ち物や業務関連の書類を安全に保管できる個人用ロッカーが非常に役立ちます。
また、自宅とシェアオフィスの移動の度に書類やPCを持ち運ぶ必要がなくなるいった利便性の向上にもつながります。
これにより、オフィス内のセキュリティが強化され、盗難や情報漏洩のリスクを軽減することができます。

シュレッダーの利用：
シェアオフィスを利用する際に、機密情報が含まれた重要な書類や誤って作成した書類の処理には特に注意が必要です。
ゴミ箱に捨てた重要な書類を他の利用者が拾ってしまうことで、情報漏洩につながってしまう可能性があります。
シュレッダーを利用することで、紙媒体での情報漏洩を未然に防ぎ、安心して業務を行うための環境を整えることができます。

２．人的な対策

人的な対策を講じることも重要です。
これは、ルールやポリシーを策定し、それに基づいて運用する人々に対して啓発や教育、訓練を行うことで、リスクの発生を最小限に抑えることを指します。
具体的には、シェアオフィス利用時のセキュリティポリシーの設定や、情報事故発生時の対応マニュアルの作成、シェアオフィス運営メンバーへの研修などが含まれます。

セキュリティポリシーの設定：
シェアオフィス利用時のセキュリティポリシーの設定は、利用者や運営者が遵守すべきルールやガイドラインを明確にする重要なプロセスです。
このポリシーは、セキュリティリスクを軽減し、安心して業務を行うための基盤を提供します。
そして策定したセキュリティーポリシーを会員に対して周知させることで、シェアオフィスの適正な利用を心がけさせ、セキュリティ事故を未然に防ぐことが可能です。

事故発生時のマニュアル対応：
万が一の時の為に、対策を記したマニュアルも合わせて規定することが重要になります。
特に事故発生後のフローや連絡網を作成しておくことで、被害を最小限に抑えることができます。

３．セキュリティ対策ツールの導入

シェアオフィスのセキュリティ対策にはクラウド型UTMがおすすめです。

統合されたセキュリティ機能：
クラウド型UTMは、ファイアウォール、侵入検知・防御システム（IDS/IPS）、アンチウイルス、VPN、コンテンツフィルタリングなど、複数のセキュリティ機能を一つのプラットフォームで提供します。
個別に複数のツールを導入・管理する手間を省くことができ、効率的な対策が可能となります。

リモートワークにも対応：
シェアオフィスを利用する企業の多くは、リモートワークを行う機会も多くあります。
クラウド型UTMは、クラウドを通じて外出先からでも安全に社内ネットワークにアクセスができます。
これにより、リモートで作業をする際も高いセキュリティを確保しつつ、安心して利用することができます。

コスト効率の良さ：
シェアオフィスを利用する企業にとって、コスト効率は重要な要素です。
クラウド型UTMは、月額料金や従量課金制で提供されるため、初期投資を抑えつつ必要な機能だけを選ぶことができます。
これにより、予算に応じたセキュリティ対策を容易に導入することが可能です。

また、クラウド型UTMは弊社が提供している「Cyber Gate Cloud」がおすすめです。
PC1台から導入可能、月額1,500円（税抜き）でご利用いただけます。
詳しくはこちら：クラウド型UTM「Cyber Gate Cloud」

まとめ

シェアオフィスを利用する事業者にとって、セキュリティ対策は必要不可欠です。
特に、昨今は多くの企業がサイバー攻撃によって被害を受けている事例が後を絶ちません。
このような状況下で適切なセキュリティ対策を講じることは、企業の信頼性を高め、顧客や取引先との関係を守るためにも重要です。
そのため、クラウド型UTMなどの先進的なセキュリティツールを導入し、リアルタイムでの脅威監視や防御を行うことが推奨されます。
また、物理的なセキュリティ対策や人的対策も併せて実施することで、総合的な防御体制を構築することができます。
結局のところ、しっかりとしたセキュリティ対策を講じることは、企業の資産や情報を守るだけでなく、ビジネスの継続性や成長にも直結します。
信頼性の高いセキュリティ体制を築くことで、安心して業務に集中できる環境を実現しましょう。